Ban Tổ chức trao giải Hội thi thuyết trình trong cán bộ công đoàn chuyên trách tỉnh Ninh Bình năm 2018
Sinh thời, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã dạy: “Cán bộ nào, phong trào đấy”, câu nói đó luôn luôn đúng với thực tế, nhất là đối với công tác vận động quần chúng. Bởi, người đứng đầu là người cao nhất trực tiếp đưa ra những quyết định ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị. Qua hoạt động của họ có thể thấy rõ nhất, nổi bật nhất mối liên hệ giữa cán bộ - phong trào. Ở đâu mà có phong trào mạnh, ở đó chắc chắn có cán bộ giỏi, và để trở thành cán bộ giỏi thì bên cạnh những yếu tố bẩm sinh rất cần phải trang bị cho mình những kỹ năng cơ bản, xin được trao đổi một số kỹ năng cần thiết đối với cán bộ công đoàn.
Kỹ năng tham mưu, đề xuất
Để triển khai thực hiện chương trình công tác hằng năm đã đề ra hoặc thực hiện một hoạt động theo sự chỉ đạo của cấp trên một cách có hiệu quả, tạo được sự ủng hộ của lãnh đạo đơn vị, sự tham gia hưởng ứng nhiệt tình của đoàn viên thì cán bộ công đoàn phải biết cách tham mưu, đề xuất cách thức thực hiện, điều kiện thực hiện phù hợp với tình hình thực tiễn, nhất là biết gắn với nhiệm vụ chính trị của đơn vị thì sẽ nhận được sự ủng hộ của lãnh đạo đơn vị. Lựa chọn cách thức triển khai hợp lý để tạo môi trường thuận lợi cho đoàn viên ở mọi môi trường, điều kiện làm việc đều có thể tham gia.
Kỹ năng chỉ đạo, điều hành
Bất cứ một hoạt động nào đem lại kết quả thì cần có biện pháp chỉ đạo hợp lý vừa “cứng” vừa “mềm”. “Cứng" là yêu cầu mọi người đều phải thực hiện, tuân thủ theo thời gian đã quy định. “Mềm” là có thể trong quá trình thực hiện sẽ có những phát sinh, những tình huống, những trường hợp gặp khó khăn khi phải thực hiện theo yêu cầu, vì vậy trong điều hành cần có sự vận dụng mềm dẻo, linh hoạt để vẫn đạt được mục tiêu. Điều cần tránh là không nên tuyệt đối cứng nhắc khi thực hiện nhiệm vụ đôi khi sẽ chỉ tạo áp lực cho đoàn viên, làm chống đối cho xong và không đem lại hiệu quả.
Kỹ năng điều hành được thể hiện thông qua điều hành các hội nghị công đoàn, hoạt động của Ban chấp hành, phân công nhiệm vụ cho ủy viên Ban chấp hành thực hiện nhiệm vụ và chương trình công tác đã đề ra.
Kỹ năng quản lý thể hiện cách quản lý cán bộ công đoàn, đoàn viên các bộ phận về công việc, về tư tưởng; quản lý về hồ sơ sổ sách, quản lý tài chính tài sản đảm bảo đúng quy định, khoa học…
Kỹ năng soạn thảo văn bản
Thực tế hiện nay, việc biên soạn văn bản của công đoàn cấp trên vẫn còn dài dòng, thông tin lặp đi lặp lại, lý luận nhiều trong khi triển khai xuống công đoàn cơ sở lại rất cần ngắn gọn, dễ hiểu để thực hiện. Vì vậy, cán bộ công đoàn trước hết phải biết được thể thức các loại văn bản khi ban hành, tuân thủ theo đúng quy định. Quan trọng hơn là nội dung thể hiện phải ngắn gọn, văn phong rõ ràng, thông tin cụ thể để người đọc dễ hiểu, dễ nhớ, dễ thực hiện.
Kỹ năng tổ chức hoạt động
Đây là một kỹ năng rất cần thiết của cán bộ làm công tác vận động quần chúng, thông qua hoạt động để thu hút, tập hợp đoàn viên, để khẳng định vai trò của tổ chức. Vì vậy cán bộ công đoàn cần rèn kỹ năng tổ chức các hoạt động làm sao lôi cuốn được nhiều nhiều tham gia, nhất là tổ chức các hoạt động tập thể. Phải thuần thục trong xây dựng một kế hoạch thực hiện, thiết kế chương trình chi tiết, phù hợp và hợp lý; dự kiến các điều kiện phục vụ và các phương án tình huống xảy ra; biết phân công các bộ phận chuẩn bị thực hiện theo các nội dung trong đó biết phát huy những nhân tố có những thế mạnh về từng nội dung để kích thích họ như điều hành chương trình, tổ chức trò chơi, đón tiếp khách…
Như vậy, kỹ năng tổ chức hoạt động được thể hiện là người cán bộ công đoàn phải biết thiết kế nội dung chương trình một hoạt động, đợt hoạt động, tổ chức phát động một phong trào; biết quy trình tổ chức các hội nghị, đại hội công đoàn; biết phân công đoàn viên phụ trách các công việc trong chương trình hoạt động; biết tổ chức sinh hoạt trò chơi, múa, hát, sinh hoạt tập thể; thiết kế một tiết mục sân khấu hóa, tiểu phẩm…
Kỹ năng giao tiếp, ứng xử
Giao tiếp là một trong những kỹ năng thiết yếu mà mỗi người cần trang bị. Sử dụng nghệ thuật ngôn từ một cách thông minh không chỉ giúp bạn nhanh chóng hòa nhập với môi trường mới mà còn góp phần tạo dựng hình ảnh tốt đẹp của bạn trong mắt mọi người, nhất là khi tiếp xúc với đoàn viên, người lao động thì cách giao tiếp của cán bộ công đoàn sẽ là yếu tố quan trọng để đoàn viên tin tưởng và cuốn họ thực hiện theo những nội dung triển khai.
Để giao tiếp thành công bạn có rất nhiều cách mà mỗi người cần phải trau dồi, trong đó phải biết sử dụng các kỹ năng cần thiết như kỹ năng lắng nghe, kỹ năng bắt chuyện, kỹ năng diễn đạt, kỹ năng thể hiện cảm xúc qua ngôn ngữ cơ thể. Đồng thời, khi giao tiếp hãy biết đặt bản thân mình vào vị trí người giao tiếp để có cách ứng xử cho phù hợp; trong quá trình giao tiếp nên thể hiện sự khiêm tốn, chân thành, thân thiện và hòa đồng sẽ tạo được niềm tin của người khác đối với mình.
Một số gợi ý khi thực hiện giao tiếp, ứng xử
- Nói chuyện bằng thái độ cởi mở, chân thành
- Ứng xử thông minh, khéo léo với cấp trên; tôn trọng đồng nghiệp và đoàn viên, CNLĐ
- Biết lắng nghe, biết tiếp thu
- Biết sử dụng ngôn ngữ cơ thể hợp lý trong giao tiếp
Một số lưu ý cần tránh khi thực hiện giao tiếp: Đến muộn giờ (nếu đã có lịch cụ thể); không sử dụng điện thoại trong khi giao tiếp (trừ trường hợp bất khả kháng phải giải quyết ngay thì nên xin lỗi mọi người để thực hiện), hay nhìn đồng hồ, không tập trung lắng nghe, ngắt lời, phàn nàn… sẽ tạo cho người khác thấy mình không được tôn trọng, không tạo cảm hứng cho người đang giao tiếp.
Kỹ năng thuyết trình, trình bày
Trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, cùng với các loại hình truyền thông khác, kỹ năng thuyết trình ngày càng đóng vai trò tích cực. Muốn thuyết phục được người nghe để truyền đạt các quan điểm, đường lối của Đảng, chính sách của Nhà nước, các nội dung công tác công đoàn… mỗi cán bộ công đoàn bên cạnh việc biết viết và biết tổ chức các hoạt động, rất cần phải biết nói, thuyết trình trước công chúng, hơn nữa cần biết nói hay, nói giỏi ( Phát biểu ý kiến trước tập thể; tranh luận, thảo luận; trình bày một nội dung; nói chuyện chuyên đề; giảng bài…)
Nói hay thuyết trình trước công chúng là một nghệ thuật có những quy tắc riêng. Biết tuân thủ những quy tắc ấy và kiên trì tập luyện thì ai cũng có thể thu được kết quả mong muốn.
Một số quy tắc mang tính kỹ năng:
Quy tắc 1: Rèn luyện sự tự tin vào chính bản thân mình
+ Tập nói thường xuyên, lúc đầu nói ít, nói ngắn, sau quen dần sẽ nói nhiều hơn. Thành công được một vài lần, sau rất dễ thành công.
+ Đừng để ý nhiều đến dư luận. Biết dư luận để sửa các khuyết điểm của mình là cần thiết, song từ đó lại kém tự tin, rụt rè thì có hại.
Quy tắc 2: Cần tuân thủ các bước khi chuẩn bị bài nói (diễn văn, bài nói chuyện, chuyên đề...)
+ Lập đề cương sơ bộ, bao gồm những ý chính cần nói.
+ Tìm ý phụ và các tư liệu bằng cách trả lời 6 câu hỏi sau đây: Ai? Cái gì? Ở đâu? Bằng cách nào? Ra sao? Khi nào?.
+ Ghi chép ngay những ý mới xuất hiện trong đầu bạn.
+ Sắp xếp các ý một cách rõ ràng, rành mạch.
+ Lựa chọn nhiều chứng cớ, thí dụ để minh họa cho sinh động.
+ Phải biết tự hạn chế. Khi nào bỏ đi 5, 6 ý, chỉ giữ lại 3, 4 ý mà không thấy tiếc thì bài nói của bạn mới có hy vọng hấp dẫn người nghe.
Quy tắc 3: Rèn luyện trí nhớ
- Soạn xong đề cương bài nói chuyện, bạn cần nhẩm lại, nắm bản chất của vấn đề để diễn giải chứ không nên học thuộc lòng. Chỉ nên ghi lại những ý dễ quên qua các lần lặp lại.
- Muốn nhớ được lâu cần phải:
+ Tập chú ý nhận xét tinh tế, sâu sắc.
+ Tìm các ý độc đáo, khác thường.
+ Lật đi lật lại vấn đề.
Từ thực tế tôi rút ra, để ghi nhớ những nội dung mình cần truyền đạt, tốt nhất đừng phụ thuộc nhiều vào những thứ có sẵn tìm trên google (tình trạng phổ biến hiện nay) mà hãy dành thời gian để đánh máy lại những nội dung đó, như vậy cũng chính là một lần mình đã đọc được các nội dung đó; sau khi chuẩn bị xong một nội dung thì đã nạp vào đầu được quá nửa kiến thức cần trình bày.
Quy tắc 4: Vạn sự khởi đầu nan
Lời mở đầu là hết sức quan trọng: Bạn phải làm cho người nghe chú ý tới bạn, có thiện cảm với bạn ngay từ đầu buổi nói chuyện qua phong thái tự tin, cởi mở và chân thành.
- Những phương pháp vào đề cụ thể nên áp dụng
+ Mở đầu bằng một câu chuyện (chuyện cổ tích, chuyện đời thường...)
+ Dẫn lời một danh nhân nào đó, tục ngữ, ca dao, bình luận về một bức tranh, một tình huống gắn với nội dung bài thuyết trình
+ Đặt một số câu hỏi xoay quanh đề tài.
+ Gợi tính tò mò của người nghe.
+ Tự giới thiệu mình đối với những người nghe chưa quen biết.
- Những điều nên tránh: Nếu bạn không có tài khôi hài thì đừng cố làm cho người nghe cười. Bạn sẽ thất bại.
+ Hết sức tránh thái độ trịnh trọng giả tạo và suồng sã quá mức.
+ Đừng dùng lời lẽ sáo rỗng để vào đề.
+ Không mở đầu bằng một lời xin lỗi, thử Mic.
Quy tắc 5: Phần nội dung chính phải làm sáng tỏ một vấn đề
- Lời lẽ phải rõ ràng, sáng ý, có mối liên hệ tự nhiên giữa các ý. Đừng lý thuyết nhiều quá. Nên liên hệ thực tiễn thông qua những con số, những ví dụ cụ thể…
- Sử dụng nhiều phép lập luận (quy nạp, diễn dịch, phân tích - tổng hợp, so sánh...).
- Không nên diễn giải dài, loanh quanh mà càng ngắn càng tốt
Quy tắc 6: Không nên coi thường đoạn kết
+ Tóm tắt ý trong bài nói chuyện, gọn nhưng không thiếu
+ Kết thông qua những lời khuyên mang tính tâm lý, bằng triết lý của cuộc sống đời thường, dễ gây ấn tượng.
+ Khuyến khích người nghe hành động.
+ Đặt một vài câu hỏi, nêu một số vấn đề để người nghe tiếp tục suy nghĩ, tự tìm câu trả lời.
Quy tắc 7: Ý tứ rõ ràng, lời lẽ khúc chiết là tiền đề của thành công
- Muốn cho ý tứ được rõ ràng, sáng rõ bạn phải:
+ Thấu hiểu vấn đề.
+ Không bao giờ xa đề.
+ Biết tự kiềm chế, chỉ nói những điều quan trọng nhất.
+ Không lý thuyết viển vông mà nên đưa ra nhiều ví dụ, nhiều chứng cớ để minh họa.
+ Tránh nói mơ hồ, nói không chính xác.
- Muốn cho lời lẽ được khúc chiết, bạn phải:
+ Không nên dùng những câu dài quá, dùng từ đa nghĩa, khó hiểu, chưa thông dụng
+ Lời nói không cầu kỳ, hoa mỹ, song cũng không được thô lỗ.
- Khắc sâu những ấn tượng khó quên vào đầu óc, tâm trí người nghe
Muốn vậy bạn phải:
+ Thường xuyên so sánh, đối chiếu, ví von.
+ Dùng nhiều slide hình ảnh hấp dẫn, sự kiện, câu chuyện
+ Dùng sơ đồ, bảng thống kê, hình vẽ (nếu có thể được).
- Lựa chọn cách lập luận và diễn giải phù hợp với trình độ hiểu biết của số đông người nghe.
Quy tắc 8: Nắm vững tâm lý của người nghe
Tùy từng đối tượng, tùy thời điểm để tính thời gian cho hợp lý và cách sử dụng hình thức thuyết trình (Thông thường, việc tổ chức tuyên truyền cho người lao động hay làm sau giờ ăn trưa, sau giờ tan ca, đây là những thời điểm người lao động đang muốn được nghỉ ngơi nên nếu nội dung tuyên truyền không hấp dẫn, ngắn gọn, có hình ảnh thì sẽ không tạo được sự tập trung chú ý của người nghe).
Quy tắc 9: Thường xuyên nạp kiến thức mới, vốn từ phong phú
- Thực hiện đọc- nghe - ghi chép: tích lũy kiến thức và thông tin thường xuyên, ghi chép theo nội dung vào những cuốn sổ nhỏ để sử dụng thuận tiện.
- Sưu tầm các danh ngôn cho từng lĩnh vực.
- Chọn lọc các thành ngữ, tục ngữ ngắn gọn, ý nghĩa
- Học ở các diễn giả có tài, các nhà hùng biện nổi tiếng.
- Hết sức tránh các lỗi thông thường: nói ngọng, nói lắp, nói những câu vô nghĩa, không hiểu rõ nghĩa của từ cũng dùng, thêm không đúng chỗ…
Quy tắc 10: Những việc cần làm khi bước lên diễn đàn
- Mỉm cười, bước khoan thai, đầu hơi ngửng lên, ngực hướng về phía trước.
- Nếu có hồi hộp thì hít một hơi dài, đánh mắt quan sát một vòng hội trường.
- Sử dụng ngữ điệu: Tránh nói đều đều, cần lúc to, lúc nhỏ, lúc nhanh, lúc chậm. Nên dừng một chút trước và sau các ý quan trọng.
- Thường xuyên giao lưu bằng mắt với người nghe, tránh nhìn mãi vào một điểm, nhìn xuống nền nhà, nhìn lên trần nhà hoặc nhìn ra ngoài cửa...
- Khi thấy không tập trung nên dừng một chút hoặc thay đổi không khí bằng một câu chuyện vui, một tình huống cần sự trao đổi của mọi người
Trên đây là một số trao đổi về một số kỹ năng cần thiết để giúp cán bộ công đoàn biết cách chuyển hóa những chủ trương, nội dung, chương trình hoạt động công đoàn tới đoàn viên, người lao động một cách hiệu quả. Chắc chắn, khi sử dụng thuần thục các kỹ năng trên, bạn sẽ trở thành một cán bộ công đoàn giỏi./.
Lê Mai
