Làm thế nào để có một bài thuyết trình tốt

Thuyết trình là một trong những kỹ năng mềm rất cần thiết đối với tất cả mọi người, nhất là đối với những người làm công tác vận động quần chúng thì đây là kỹ năng quan trọng để giúp cho công việc của mình đạt được hiệu quả. Thực chất của thuyết trình có thể hiểu là một cuộc nói chuyện, trao đổi về một vấn đề nào đó nhằm tác động đến người nghe để truyền đạt thông tin đến họ. Thông qua việc trình bày những vấn đề trong bài thuyết trình nhằm đưa ra giải pháp, tạo nên sự thay đổi trong hành động của người nghe. Trên thực tế đã có rất nhiều người thuyết trình tạo được sự chăm chú lắng nghe của mọi người song cũng không ít những bài thuyết trình mà người nghe không tập trung, ngồi nói chuyện riêng, xem điện thoại... như vậy có thể nói bài thuyết trình đó không thành công. Có thể nói thước đo thành công của một bài thuyết trình là sự tập trung lắng nghe của mọi người. Vậy làm thế nào để có một bài thuyết trình thành công? Bài viết này xin được trao đổi về một số vấn đề cần thiết trong thuyết trình.

Thứ nhất: Hiểu rõ mục đích của buổi thuyết trình

Đây là vấn đề rất quan trọng để bạn bắt đầu chuẩn bị một bài thuyết trình, bạn cần hiểu rõ điều mình muốn nói là gì? Nói cho ai nghe? Tại sao lại nói vấn đề đó? Muốn vậy, bạn cần phải trả lời các câu hỏi:  Ai? Cái gì? Tại sao? Khi nào? Ở đâu? Như thế nào?

Ai? Bạn sẽ thuyết trình cho ai nghe, họ có sở thích gì, họ thuộc đối tượng nào, trình độ của họ như thế nào? Trả lời được câu hỏi này sẽ giúp bạn xây dựng nội dung phù hợp cho bài thuyết trình của mình.

Cái gì? Sau khi xác định được đối tượng, bạn sẽ phải trả lời câu hỏi bạn thuyết trình về cái gì? Bạn không thể diễn thuyết một vấn đề mà không ai quan tâm đến nó cả.( thực tế thường nội dung thuyết trình đã được chủ định từ trước nên bạn cần quan tâm đến đối tượng nghe là ai để chuẩn bị cách truyền đạt và lựa chọn nội dung trình bày cho phù hợp với người nghe)

Khi nào? Thời gian rất quan trọng, chọn một thời điểm phù hợp sẽ nâng cao hiệu quả của bài thuyết trình. Hãy chú ý đến thời gian, đừng để người nghe mệt mỏi vì bài thuyết trình quá dài của bạn.

Ở đâu? Bạn nên tìm hiểu kỹ hoặc đến xem nơi mà mình sẽ diễn thuyết, kiểm tra cơ sở vật chất giúp cho việc thuyết trình của mình để không bị động khi diễn ra.

Như thế nào? Đây là một nghệ thuật nói trước công chúng có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào câu hỏi này. Bạn sẽ truyền tải thông điệp đó đến người nghe như thế nào là tốt nhất. Sử dụng Power point,Video, hình ảnh hay kể cả những mẩu đối thoại và ngôn ngữ hình thể của bạn.

Thứ hai: Chuẩn bị trước mọi thứ cho buổi thuyết trình

- Đề cương bài thuyết trình: gồm 3 phần: mở bài, thân bài, kết luận

- Chuẩn bị Power point cho đến các hình ảnh minh họa khác.

- Đứng trước gương, tập nói, tập thuyết trình thử xem. Nó sẽ giúp bạn tự tin hơn rất nhiều, lược được những câu từ không cần thiết, căn được thời gian theo yêu cầu.

Thứ ba: Truyền tải ngắn gọn súc tích

Mục đích của người nghe là tiếp nhận được thông tin bạn truyền tải mà họ cần nghe càng nhiều càng tốt. Vì vậy bạn cần phải rèn kỹ năng thuyết trình tạo sự thu hút lắng nghe của mọi người qua cách trình bày ngắn gọn, súc tích và hấp dẫn. Vì vậy bạn cần biết cách sử dụng:

- Ví dụ minh họa: câu chuyện, hình ảnh, con số, câu thơ...

- Sử dụng ngôn ngữ cơ thể:  cử chỉ tay, ánh mắt, nụ cười…

- Điều chỉnh giọng nói hợp lý: nhanh, chậm, to, nhỏ

- Tương tác với người nghe: qua một vài câu hỏi

Thứ tư: Trình bày nội dung sinh động, cuốn hút

Nên biết cách sử dụng công nghệ thông tin qua trình chiếu Power point tạo sự chú ý tập trung của mọi người, nên sử dụng nhiều hình ảnh minh họa và cách trình bày sinh động

Một số sai lầm bạn nên tránh trong buổi thuyết trình

1. Không có sự chuẩn bị chu đáo cho bài thuyết trình

- Một bài thuyết trình do tự mình chuẩn bị sẽ giúp cho mình có thể ghi nhớ trong đầu tới 50% nội dung, sau đó đừng chủ quan coi nội dung chuẩn bị như vậy đã song mà nên đi vào tìm hiểu kỹ từng ý của nội dung sẽ giúp bạn hoàn toàn tự tin khi trình bày. Trên thực tế nhiều người đã chuẩn bị  bài thuyết trình và nói theo những nội dung đã chuẩn bị nên không tạo sự hấp dẫn cho người nghe bởi là những thứ họ đã nhìn thấy trên tài liệu.

- Chưa nắm rõ kỹ năng thuyết trình bằng powerpoint, các slide bố cục logic, hình ảnh minh họa bắt mắt, con số thống kê hợp lý. Nhiều bài thuyết trình tuy đã sử dụng powerpoint nhưng chỉ dùng nguyên chữ và nhiều chữ tạo cảm giác mỏi mắt cho người nghe.

2. Không có cảm xúc, không truyền được cảm hứng cho người nghe

Đây là một trong những sai lầm mà chúng ta đều biết nhưng khó khắc phục? Một bài thuyết trình có nhiều thông tin nhưng nếu bạn không có kỹ năng thuyết trình thì người nghe sẽ rất khó tiếp thu và ghi nhớ. Có những người ham nói dài, lan man hoặc chi tiết quá dẫn đến nói quá thời gian (điều này hết sức tránh). Trong lúc nói không thay đổi ngữ điệu, không quan sát cảm hứng của người nghe để điều chỉnh; nói mà thiếu cảm xúc, ánh mắt không linh động, không có cử chỉ hành động diễn tả, bạn sẽ biến bài thuyết trình của mình thành bài ca ru ngủ.

Tóm lại: Thuyết trình cũng như các kĩ năng khác trong giao tiếp, làm thế nào để cuốn hút người nghe, làm thế nào để truyền đạt được nhiều nội dung đến người nghe, đó là cả một nghệ thuật. Muốn vậy, hãy dành thời gian tự mình tìm hiểu và kiên trì rèn luyện chắc chắn sẽ thành công.

                                                                                                                                                                                                                                      Mai Lê